Все, что нужно знать про деловую переписку на английском: правила и примеры

20.07.2022

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском: правила и примеры
Хобби
  1. Что такое email: примеры деловых обращений
  2. Как написать емейл: советы и рекомендации
  3. Самые распространенные фразы для письма на английском
  4. Деловое письмо: примеры

 

Англоязычная компетентность в Казахстане считается обыденной необходимостью для сотрудника практически любой компании. Одно из главных требований – навык деловой коммуникации и умение вести бизнес-переписку. Читайте дальше – и вы узнаете стандарты оформления деловых email, а также расширите профессиональный лексикон на английском. 

 

Что такое email: примеры деловых обращений

Деловой стиль в целом требует строгого следования определенным стандартам. Электронные письма и email-рассылки стали основным средством бизнес-коммуникации, рекламы и продаж. Доскональное владение методами формальной переписки – одно из главных требований работодателей. При этом уровень английского должен быть не ниже B2 (в основном солидные компании требуют от соискателей С1 и выше).

Если вы немного не дотягиваете до определенного уровня, есть шанс подтянуть знания за 2-3 месяца. Когда ваши навыки гораздо хуже, наверстать упущенное можно за приблизительно за год. При условии, что вы будете брать частные уроки у профессионала. К примеру, на BUKI очень просто найти необходимого специалиста с проверенной квалификацией. 

Вы знали, что 69% получателей электронной почты судят о содержании каждого сообщения только по строке темы? То же самое и относительно деловой переписки. Такого рода письма могут быть адресованы:

  • коллегам по работе;
  • работодателю, в том числе потенциальному;
  • деловым партнерам;
  • клиентам;
  • государственным служащим;
  • другим авторитетным лицам. 

Исходя из цели создания, такие мейлы бывают нескольких видов:

  • письма-запросы на получение информации (inquiries);
  • письма-просьбы (requests);
  • письма-предложения (proposals);
  • письма-жалобы (complaint);
  • письма-извинения (apologise);
  • письма-выражения благодарности (gratitude).

Что же отличает формальное электронное письмо на английском от неформального? Давайте узнаем обобщенные отличительные черты:

  1. обязательное указание темы письма;
  2. формальный и уважительный тон;
  3. строгие рамки обращения и окончания письма;
  4. информативность, четкость формулирования мыслей и донесения цели письма до получателя;
  5. соответствие правилам грамматики;
  6. отсутствие сленга, аббревиатур и других эмоционально-выразительных фраз и конструкций, которые допустимы только в дружеском письме. 

Итак, рассмотрим формальные варианты обращения к известным вам лицам:

Dear Mr Фамилия – к мужчине.

Dear Mrs Фамилия – к замужней женщине.

Miss Фамилия – к незамужней женщине.

Ms Фамилия – к женщине в целом (без упоминания о семейном положении).

Dear Sir/Madam – если вы не знаете человека по имени и фамилии. 

После обращения ставим запятую и начинаем излагать мысль с новой строчки. 

Традиционные фразы для окончания письма.

Картинка 1

Важная заметка! Если вы указываете в обращении фамилию лица, свой мейл нужно закончить фразой Yours sincerely (Искренне ваш/ваша). Когда вы обращаетесь к неизвестному лицу, нужно использовать Yours faithfully. Еще один распространенный вариант – Best regards/With best wishes (С наилучшими пожеланиями). После них ставим запятую, пишем свое имя и фамилию. 

Читайте также: Как побороть языковой барьер и заговорить на английском?

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Как написать емейл: советы и рекомендации

Несколько дельных советов, как оформить ваше деловое письмо, чтобы и вас, и компанию, представителем которой вы являетесь, восприняли всерьез. 

  1. Всегда начинайте письмо с официального приветствия (Dear) с указанием полного имени и фамилии получателя. 
  2. Не забывайте заканчивать письмо словами “Regards”, “Sincerely”, “Respectfully” и подобными выражениями. 
  3. Основная часть письма должна полностью соответствовать заявленной теме и цели. 
  4. Проверяйте орфографию и пунктуацию не менее двух раз. 
  5. Избегайте использования текстового жаргона, даже сокращений деловых выражений типа PLS, IMO, IAC, IOW. 
  6. Никогда не пишите слова полностью заглавными буквами. Это воспринимается как грубость и нарушение формальных границ.
  7. Если к письму прилагаются дополнительные файлы, фото или видео (attached materials), обязательно сообщите об этом. Как правило, такое предложение размещается после изложения цели и основного содержания вашего письма. 
  8. Профессионально подпишите письмо: укажите свое имя и фамилию, должность, правильное название компании, электронную почту, телефон. 

Читайте также: Советы по написанию и оформлению реферата

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Самые распространенные фразы для письма на английском

Основная часть мейла – не менее значимый залог успеха, чем клишированные фразы в начале и в конце. Ведь необходимо максимально лаконично и понятно для адресата изложить ваши требования, пожелания, жалобы, извинения, предложения и тому подобное.

После приветствия официальный e-mail всегда начинается с объяснения цели написания. Вот ориентировочный перечень фраз, с которых можно начать ваше письмо.

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Теперь давайте перейдем к самым распространенным причинам создания деловых писем. Это запрос на информацию. Ваше письмо также могут дополнять документы во вложении, с которыми получатель должен ознакомиться, подписать и т.д. Как сообщить об этом в e-mail, смотрите ниже. 

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Следующий важный аспект официальных мейлов – это выражение просьбы и донесение ее до получателя в наиболее вежливой форме. Не менее редким считается обращение за разъяснением. 

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Существенную продающую функцию выполняют рекламные email-рассылки. Предложение купить товар, воспользоваться услугами, посетить сайт и все в этом роде нужно формулировать максимально корректно, чтобы у получателя ваше письмо не вызвало раздражение из-за чрезмерной навязчивости. 

В коммерческих письмах предельно важным является формулировка темы, поскольку от этого зависит, откроет адресат ваше письмо или нет. Преимущества товара/компании должны быть лаконичны, понятны и аргументированы. Вот несколько примеров.

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

После написания этой части письма проверьте все предложения на смысловую наполненность. У вас не должно быть дублирующих смысл, практически бессмысленных или синтаксически запутанных (и из-за этого двусмысленных) предложений. 

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Деловое письмо: примеры

Давайте, наконец, рассмотрим полный образец письма-обращения и наглядно поймем, как выглядят вышеизложенные правила. 

Все, что нужно знать про деловую переписку на английском

Не стоит забывать, что в большинстве официальных мейлов может использоваться и профессиональная лексика. Так что помимо стандартных деловых выражений, нужно знать узкоспециализированные слова из своей отрасли. Быстро во всем этом разобраться вам поможет частный репетитор по английскому языку. Индивидуальные занятия – это всегда:

  • профессиональное тестирование ваших знаний;
  • учебная программа, адаптированная под вас;
  • удобный график занятий. 

Читайте также: Как перейти на уровень С1?

Оцените новость

Рейтинг: 5 из 5

На основе отзывов 1 пользователей

Нужен репетитор?

Выбирай лучших преподавателей на сервисе Буки!

Все, что нужно знать про деловую переписку: правила и примеры

Как завершить деловое письмо?

Профессионально подпишите письмо: укажите свое имя и фамилию, должность, правильное название компании, электронную почту, телефон. Читайте больше на BUKI

Как написать деловое письмо?

Основная часть мейла – не менее значимый залог успеха, чем клишированные фразы в начале и в конце. Ведь необходимо максимально лаконично и понятно для адресата изложить ваши требования, пожелания, жалобы, извинения, предложения и тому подобное. Читайте больше на BUKI

Как начать деловое письмо?

Всегда начинайте письмо с официального приветствия (Dear) с указанием полного имени и фамилии получателя. Читайте больше на BUKI

Как оформить деловой емейл?

После приветствия официальный e-mail всегда начинается с объяснения цели написания. Вот ориентировочный перечень фраз, с которых можно начать ваше письмо.Читайте больше на BUKI

Другие новости:

Регистрируйся как репетитор на BUKI!

Бесплатная регистрация за 10 минут

Занятия персонально или по Skype

Оплата напрямую от ученика

Также читайте раздел «Блоги репетиторов»:

Наука о данных. Наше будущее

Для многих начинающих профессионалов в области данных получение первой «настоящей» работы в области науки о данных может показаться чем-то вроде очень сложным. Вы не можете получить работу, не имея оп

Автор: Асем Д.

Подготовка к экзаменам IELTS и TOEFL: что надо знать для начала

Для студентов, планирующих подготовиться сдать международные экзамены на высокий балл: мотивация, база, общая характеристика, советы.

Автор: Виталий Р.

Точные науки как концепция развития общества и личности

В этой статье раскрываются особенности овладения точными науками и преимущества которые они дают.

Автор: Cергей Л.

6 советов для улучшения продуктивности в учебе

Хотите лучше учиться? Сколько времени вы потратите на изучение материала, который вы изучаете в классе? Будете ли вы заниматься каждую неделю или, как большинство студентов, подождать и засунуть все

Автор: Асем Д.

6 советов, которые увлекут ваших детей программированием

В нашем будущем ожидаются крупномасштабные изменения, и когда-нибудь программирование вполне может стать такой же неотъемлемой частью раннего образования, как чтение, письмо и математика. К счастью, в

Автор: Асем Д.